Thợ học - Thời gian đâu mà học

Công việc luôn tự mở rộng ra để chiếm đủ thời gian được ấn định cho nó (Work expands so as to fill the time available for its completion) – Theo Pakinson. Đại ý là khi ta làm việc gì, nếu ta tự ấn định cho nó một khoảng thời gian hoàn thành thì ta sẽ dùng hết khoảng thời gian đó để làm việc đó. Nếu ta thu hẹp khoảng thời gian ấn định lại, thì ta vẫn có thể hoàn thành công việc với cùng một kết quả. Điều này thì rất quái dị nhưng không phải là điều gì ghê gớm cả, ta có thể tự cảm nhận nó qua cuộc sống hằng ngày.

Sử dụng thời gian hiệu quả là bí quyết giúp hoàn thành nhiều việc hơn

Một ngày, ai cũng có 26 tiếng – tôi đã chứng minh được rằng thực ra mỗi ngày kéo dài tận 26 tiếng bằng phép toán – vấn đề là làm thế nào để sử dụng hiệu quả để ta có nhiều thời gian thong thả làm mọi việc và tận hưởng cuộc sống? Sau nhiều tháng ngày kiểm nghiệm tôi đã tìm được một phương pháp khá thú vị và xin chia sẻ qua bài viết dưới đây.

Đầu tiên, tôi đã dùng thử cách sắp xếp độ ưu tiên theo việc gấp và quan trọng, nhưng tôi thấy nó rất có vấn đề. Việc phân chia công việc thành hai yếu tố gấp và quan trọng là đơn giản hóa thế giới thái quá. Nhiều việc thực ra không biết xếp vào đâu vì nếu thay đổi hệ qui chiếu, nó sẽ thay đổi từ không quan trọng thành quan trọng. Những việc mà hôm qua tôi thấy không quan trọng, hôm nay sau khi học thêm điều mới, tôi thấy nó quan trọng, nhưng khi làm nó một thời gian, tôi lại thấy nó không quan trọng lắm. Và đôi khi, tôi bị bối rối bởi không thể dành quá nhiều thời gian chỉ để tính xem việc đó quan trọng với tôi đến cỡ nào, hay thực ra chỉ là một việc gấp thôi? Sau tất cả, tôi lại phải dành thêm thời gian để sắp xếp lịch trình làm việc và cuối cùng, sau một ngày dài, hóa ra tất cả những việc quan trọng mình đã làm toàn là việc gấp. Tất nhiên, cách làm này cũng có những giá trị rất quan trọng, nhưng để làm tốt hơn, tôi nghĩ mình cần tìm giải pháp khác.

Sau những tháng ngày mày mò, tôi đã đúc kết và tìm hiểu được một phương pháp khá hấp dẫn.

Đầu tiên, tôi dùng công cụ Todoist để quản lí danh sách công việc muốn làm, công cụ này đơn giản, có chấm điểm và dễ tích hợp vào email hoặc calendar. Tuy nhiên, hiện nay tôi hay dùng công cụ Microsoft Todo hơn vì lí do lịch sử (về tính năng thì có thể không bằng Todoist). Ngoài ra, tôi cũng dùng google calendar để sắp xếp lịch làm việc.

Công cụ Todoist

Đầu mỗi ngày, bước 1, tôi dành 15 phút để kiểm tra email, chat, calendar, các ghi nhớ. Nếu bất kì việc gì tôi có thể làm được ngay trong 5 phút, tôi tiến hành làm luôn. Những việc gì cần lâu hơn để làm, tôi đưa vào danh sách những việc cần làm chứ tuyệt đối không làm ngay.

Bước 2, tôi dành 5 phút để trả lời câu hỏi: “Từ bây giờ trở đi, tôi muốn làm những việc gì?”. Nghĩ ra việc gì, tôi cũng đưa vào Todo, chứ không làm ngay. Lúc này, thường tôi sẽ nghĩ ra nhiều việc khá quan trọng, nhưng mà tôi cũng lưu ý với các bạn rằng, bạn chỉ nên dành ra 5 phút, nếu dành lâu hơn, có nguy cơ bạn sẽ list ra rất nhiều việc mà mãi mãi không bao giờ làm đến.

Bước 3, tôi dành thời gian để xử lí những việc có thể hoàn thành trong 10 phút. Đó thường là những việc như nhắn message với ai đó, kiểm tra, phê duyệt nội dung công việc hoặc gửi một báo cáo. Bước này, giúp tôi hoàn thành nhiều việc nhỏ nhưng nếu được thực hiện sẽ giúp rất nhiều cho người khác hoặc giúp nhiều việc được thông suốt. Nhiều khi phải chờ đợi một phản hồi từ chúng ta, mọi người mới đầu vào để hoàn thành tiếp việc của họ. Bước này thường chiếm khoảng 30 phút.

Đến lúc này, chúng ta đã tiêu tốn gần một tiếng đầu ngày, hãy chuyển sang bước 4.

Bước 4, Bây giờ, trong danh mục công việc của mình, tôi chọn ra không quá 5 việc mà nhất định tôi phải làm xong trong ngày, thông thường tôi chỉ chọn 2 việc thôi, vì nội dung công việc thường là đầu việc lớn và tôi cũng có nhiều lịch họp. Tùy vào đặc thù công việc của bản thân, các bạn có thể lựa chọn giới hạn công việc này, nhưng nhất định không quá 5 việc nhé. Một số việc có thể cần vài ngày để làm xong, vì thế hãy chia nhỏ nó ra bằng cách quyết định xem trong hôm nay tôi có thể làm được những gì.

Hãy lưu ý rằng, bạn cần đưa tất cả các lịch hẹn của bạn với mọi người vào calendar và thiết lập chế độ nhắc giờ. Tôi có một nguyên tắc nhỏ là: sẽ không gặp hoặc làm việc gì cùng người khác nếu không có trong calendar.

Công cụ Google Calendar

Bước 5, trong ngày, về cơ bản tôi chỉ tập trung để hoàn thành công việc trong Todo và calendar, nếu có việc phát sinh, tôi sẽ xem xét đưa nó vào Todo hoặc calendar (chỉ cần đưa vào một trong hai công cụ là đủ) và rất hạn chế làm ngay. Một số việc gấp xen vào, tôi sẽ cố gắng thực hiện trong khoảng thời gian ngắn nhất có thể và vẫn phải hoàn thành Todo và giữ lịch hẹn calendar bằng mọi giá (kể cả dành thêm thời gian cá nhân).

Hãy lưu ý rằng việc hôm nay không để đến ngày mai, nhưng việc ngày mai cũng không làm trong hôm nay. Nếu ta đã làm hết việc, hãy dành thời gian để ăn mừng và làm những điều khiến mình có cảm giác thư thái, bản thân tôi hầu như không bao giờ lấy việc từ Todo là để khỏa lấp vào thời gian này.

Cuối cùng, ở bước cuối, mỗi ngày hãy dành thời gian để xem xét lại kế hoạch trong Todo và Calendar, cố gắng bỏ bớt các việc mà ta chưa cần quan tâm đến hoặc không thể làm được trong vài tuần tới. Đàm phán để có các lịch họp tốt hơn hoặc linh hoạt hơn.

Mỗi tuần, tôi luôn dành một ít thời gian để tổng kết lại, tuần này mình làm được bao nhiêu ngày “xong việc”, cố gắng đưa ra các cải thiện để có nhiều ngày “xong việc” hơn.

Phương pháp này cần 32 ngày luyện tập liên tục để thành thục, chúng ta có thể lập một bảng nhỏ để tự đánh giá xem có đang luyện tập tốt hay không theo ngày, nếu ta làm tốt, hãy đánh một dấu tốt. Nếu ta có 32 ngày làm tốt liên tục, thì như thế ta đã thành thục và có thể bắt đầu cải tiến nó.

Khi thực hành hoạt động này, tôi thấy rõ mình có thể hoàn thành nhiều việc hơn trước đây hẳn. Mỗi tuần có 40 tiếng làm việc. Thông thường, công việc trong tuần của tôi bao gồm:

Khoảng 10 cuộc họp trong tuần (thường kéo dài 1 ~ 2 tiếng).
Tham gia 3 buổi đào tạo nội bộ, mỗi buổi khoảng 1 ~ 2 tiếng chiếm 6 tiếng mỗi tuần cho việc tổ chức chưa tính thời gian phải chuẩn bị tài liệu (rất tốn công sức).
Kiểm tra các công việc quan trọng (các KPI, OKR, các báo cáo…) của các nhóm những việc này thường diễn ra hằng ngày và việc này rất tốn công sức.
Dành thời gian để nghiên cứu thêm nội dung kiếm thức mới (mỗi tuần thường hoàn thành khoảng 600 ~ 1000 trang tài liệu).
Viết các nội dung chia sẻ (khoảng 1000 từ).
Code (code vui trí tuệ thôi, không phải làm dự án) khoảng 50 ~ 100 dòng.
Ngoài ra, tôi cũng tham gia giảng dạy hoặc giao lưu với bên ngoài tại các bên khác (thường thì 1 buổi một tuần).
Tôi cũng phải viết một số báo cáo nhỏ tùy tuần.
Và cũng như các bạn, tôi cũng có một số việc phát sinh ngoài dự kiến, và thường luôn cố gắng để không ảnh hưởng đến những việc cố định.

Trước đây, có mơ tôi cũng không dám nghĩ mình có thể đảm trách được một khối lượng công việc lớn như bây giờ, nhưng thông qua việc cải thiện cách tổ chức thời gian, tôi thấy lượng việc mình có thể hoàn thành được càng ngày càng tăng. Thực ra để hoàn thành lượng việc này, tôi có OT nhưng đều nằm trong mức kiểm soát (tức là biết mình cần OT bao nhiêu và nếu cần không OT cũng được).

Hoàn thành nhiều việc hơn nhờ sự kỷ luật mỗi ngày

Bản chất của phương pháp làm việc mà tôi kể trên là sự kỉ luật mỗi ngày. Tôi tự thấy rằng càng kỉ luật tôi càng tự do và càng có nhiều cơ hội và thời gian để tạo ra nhiều giá trị cho cuộc sống của chính mình, tôi thấy mình sung túc hơn cả tinh thần và vật chất nếu mỗi ngày đều xong việc. Mọi thứ tốt đẹp hiếm khi ập đến như một cơn lở đất xấu xa, còn những điều xấu xa thì luôn ập đến bất ngờ chứ ít khi bồi lắng như phù sa màu mỡ.

Chúc các bạn thành công!

Tác giả: Hoàng Phan Bảo Trung

Nguồn: Deha’s Blog

Thợ học – Thời gian đâu mà học

Giới thiệu

LIÊN HỆ

Liên kết